1. GENERELLE OPLYSNINGER
Dette dokument vedrører CO:PLAY Advokatpartnerselskab, CVR-nr. 41110546 med registreret adresse Strandvejen 58, 1., 2900 Hellerup ("CO:PLAY", "vi" eller "os") og beskriver CO:PLAYs privatlivspolitik vedrørende indsamling og behandling af personoplysninger (denne "privatlivspolitik"), når vi agerer som dataansvarlig. Denne privatlivspolitik dækker behandling af personoplysninger, der finder sted som led i vores virksomhed. Hvis du er eller har været ansat hos os, vil behandlingen af personoplysninger om dig i relevant omfang være omfattet af vores interne privatlivspolitik mv.
Privatlivspolitikken beskriver, til hvilke formål og på hvilket retsgrundlag vi behandler dine personoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR).
Medmindre andet er angivet, anvender denne privatlivspolitik definitioner af begreber som angivet i GDPR.
Som advokatfirma er udgangspunktet for vores behandling af personoplysninger de forpligtelser, vi har som en del af et reguleret erhverv. Disse forpligtelser er beskrevet mere detaljeret i kapitel 12-15b i retsplejeloven. Retsplejelovens § 126 fastsætter kravene til god advokatskik, som alle advokater er forpligtet til at overholde. Retsplejeloven fastsætter således de overordnede rammer for vores virksomhed og dermed også vores behandling af personoplysninger som led i advokatvirksomheden.
CO:PLAY indsamler og behandler en række personoplysninger om dig, f.eks. når du bruger vores hjemmeside, tilmelder dig et af vores arrangementer, du eller din virksomhed etablerer et klientforhold hos os eller på anden måde som led i vores advokatvirksomhed.
I de fleste tilfælde betragtes CO:PLAY som dataansvarlig. Dette er f.eks. tilfældet, når vi behandler personoplysninger om vores klienter og deres medarbejdere for at kunne udføre vores opgave som advokat. Vi fungerer kun som databehandler, når vi specifikt håndterer en behandling af personoplysninger på vegne af en klient. I så fald er klienten dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Dette er specifikt tilfældet som en del af driften af vores whistleblowerordning CO:WHISTLE, eller når vi stiller andre specifikke værktøjer til rådighed for klienter i henhold til deres instruktioner.
I privatlivspolitikken informerer vi dig om dine rettigheder og hvordan vi behandler og beskytter dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger i GDPR og på Datatilsynets hjemmeside. Du kan finde yderligere information her.
Alle spørgsmål vedrørende denne privatlivspolitik skal rettes til Marie Vincents (mv@coplay.law)
CO:PLAY ADVOKATFIRMA
CVR-nr. 41110546
Telefon: +45 7027 8899
E-mail: mv@coplay.law
Adresse: Strandvejen 58, 1. 2900 Hellerup, Danmark
2. DE PERSONOPLYSNINGER, VI BEHANDLER
I det følgende kan du se, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, til hvilket formål vi behandler personoplysningerne, og på hvilket retsgrundlag vi behandler personoplysninger.
Kilden til personoplysningerne er enten vores klient, dig selv, en anden person tilknyttet den part, du repræsenterer, eller offentlige myndigheder, herunder domstolene. I visse tilfælde, f.eks. i retssager, juridiske undersøgelser eller lignende, kan personoplysningerne være blevet leveret til os af andre parter eller tredjeparter.
I visse tilfælde kan vi, efter en konkret vurdering, behandle ikke-følsomme personoplysninger indsamlet til et af nedenstående formål til et andet formål, hvis vi specifikt vurderer, at en sådan videre behandling kan finde sted i henhold til GDPR og ikke er uforenelig med det oprindelige formål, som personoplysningerne blev indsamlet til. Du vil i relevant omfang blive underrettet i overensstemmelse med GDPR.
For potentielle klienter og ved etablering af et klientforhold
Personoplysninger:
- Navn
- Virksomhed, hvis relevant
- E-mailadresse
- Telefonnummer
- De oplysninger, du oprindeligt giver vedrørende din sag
Behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt med dig eller for at gennemføre prækontraktuelle foranstaltninger. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(b) i GDPR.
I forbindelse med hvidvaskkontrol
Personoplysninger:
- Pas- og/eller kørekortoplysninger, herunder CPR-nummer.
Formål
Etablering af klientforhold
Opfyldelse af vores retlige forpligtelse
Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse i henhold til hvidvaskloven og udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(c) i databeskyttelsesforordningen. Behandlingen af CPR-numre udføres i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11(2)(1) og hvidvasklovens bestemmelser om kend-din-kunde-proceduren.
For klienter som led i vores levering af juridiske tjenester
Personoplysninger:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Eventuelle professionelle oplysninger vedrørende din stilling eller virksomhed
- Oplysninger fra møder eller lignende notater
- Andre oplysninger, du giver os i forbindelse med din sag, herunder følsomme personoplysninger såsom dit helbred til brug i en forsikringssag, fagforeningsmedlemskab til brug i en HR-relateret sag osv.
Formål
Være i stand til at håndtere klientens sag og yde juridisk bistand.
Behandling af personoplysninger er nødvendig for at opfylde en kontrakt med dig eller for at gennemføre foranstaltninger forud for kontraktindgåelse. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(b) i den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).
Derudover er behandlingen baseret på vores legitime interesse i at administrere klientforhold og yde juridisk bistand. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(f) i GDPR.
Hvis følsomme personoplysninger behandles, sker det kun, når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Denne behandling udføres i overensstemmelse med artikel 9(2)(f) i GDPR.
Modparter og andre kontaktpersoner
Personoplysninger:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Eventuelle professionelle oplysninger vedrørende din stilling eller din virksomhed
- Andre oplysninger, der er nødvendige for sagen, herunder følsomme personoplysninger, der specifikt er inkluderet i sagen.
Formål
At kunne håndtere klientens sag og yde juridisk bistand.
Behandlingen udføres på baggrund af en legitim interesse i at kunne bistå vores klient med at håndtere sagen. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(f) i databeskyttelsesforordningen.
Eventuelle følsomme personoplysninger behandles, når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et krav. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 9(2)(f) i databeskyttelsesforordningen.
For CO:PLAYs leverandører og partnere
Personoplysninger:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Bankoplysninger
Formål
At modtage varer og tjenesteydelser fra vores leverandører og partnere.
Behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt med dig eller for at gennemføre prækontraktuelle foranstaltninger. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(b) i GDPR.
I forbindelse med kurser og seminarer
Personoplysninger:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Oplysninger om din stilling eller arbejdsplads.
Formål
At registrere din deltagelse i vores arrangement.
At kunne kontakte dig med oplysninger om arrangementet.
Behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt med dig eller gennemføre prækontraktuelle foranstaltninger. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(b) i GDPR.
Behandlingen kan også udføres på baggrund af en legitim interesse i at kunne administrere arrangementet. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(f) i GDPR.
Til markedsføring og nyhedsbreve
Personoplysninger:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Oplysninger om din stilling og arbejdsplads
- Oplysninger, hvis du er interesseret i møder, opkald, markedsføringsmateriale eller andet.
Formål
At kunne markedsføre CO:PLAY
Behandlingen kan også udføres på baggrund af en legitim interesse i at udføre markedsføring. Behandlingen udføres derfor i overensstemmelse med artikel 6(1)(f) i GDPR.
3. BRUG AF COOKIES
Når du besøger vores hjemmeside, vil du blive bedt om at give samtykke til, at vi indsamler personoplysninger om din adfærd på hjemmesiden ved hjælp af "cookies". Formålet med dette er dels (i) nødvendigt, så vi teknisk set kan huske dine præferencer som led i behandlingen af dit besøg på vores hjemmeside, og (ii) til statistiske og markedsføringsmæssige formål. Hvis du ønsker at nægte brugen af cookies på hjemmesiden, der ikke er nødvendige, skal du klikke på "kun nødvendige cookies".
Du kan altid tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten.
Vi indsamler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om din adfærd på og brug af hjemmesiden og din IP-adresse.
Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, jf. artikel 6(1)(a) i databeskyttelsesforordningen. Ved behandling i forbindelse med tekniske cookies behandles dine personoplysninger på baggrund af en legitim interesse i at hjemmesiden fungerer optimalt, jf. artikel 6(1)(f) i databeskyttelsesforordningen.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles.
Vi bruger følgende leverandører, der kan modtage dine oplysninger:
- Google Ireland ltd.
4. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
Vi kan videregive dine personoplysninger til relevante modtagere såsom:
a. Domstole
b. Offentlige myndigheder såsom SKAT eller lignende
c. Virksomheder, der leverer en tjeneste, der er nødvendig for, at CO:PLAY kan levere sine tjenester (f.eks. digital infrastruktur eller lignende tjenester)
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS, herunder til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil overførslen ske i overensstemmelse med artikel 49(1)(b) i GDPR, hvorefter overførslen kan finde sted, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt mellem den registrerede og den dataansvarlige eller for at gennemføre foranstaltninger, der er truffet på den registreredes anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt. Ved overførsel af personoplysninger i andre situationer, herunder til vores forretningspartnere eller leverandører, vil personoplysningerne blive behandlet af vores databehandlere, og behandlingen vil derfor ske i henhold til vores instruktioner. Behandlingen vil generelt være baseret på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser som vores overførselsgrundlag.
5. OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer personoplysninger i forbindelse med juridisk rådgivning og bistand i 10 år efter afslutningen af den pågældende sag, medmindre der foreligger særlige omstændigheder, der gør det nødvendigt at opbevare personoplysningerne i en kortere eller længere periode, jf. Advokatsamfundets retningslinjer. Hvis du er ansat hos en af vores klienter, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe vi indgår i et forretningsforhold med klienten.
Regnskabsoplysninger og oplysninger indsamlet i forbindelse med kravene i hvidvaskloven opbevares i fem år. Personoplysninger vedrørende vores leverandører og forretningspartnere opbevares ligeledes i fem år efter samarbejdets ophør.
Ved indgåelse af betalingsaftaler for vores leverandører og forretningspartnere opbevarer vi personoplysninger for at understøtte fakturering mv. for regnskabsåret plus fem år som angivet i bogføringsloven.
Når du deltager i et kursus eller seminar hos os, behandler vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at gennemføre og evaluere det pågældende kursus eller seminar. Ofte vil et kursus være en del af vores bredere klient- og kundekontakt, herunder vores etablering af netværk med henblik på videndeling mv.
Hvis du anmoder om ikke længere at være en del af sådanne initiativer, sletter vi de relevante personoplysninger, medmindre der er et særligt grundlag for fortsat at behandle de relevante personoplysninger i henhold til GDPR.
Vi kan også specifikt have anmodet om dit samtykke til at opbevare relevante kontaktoplysninger for at markedsføre fremtidige arrangementer mv. til dig. I så fald danner samtykket grundlag for vores behandling af dine personoplysninger, jf. GDPR artikel 6(1)(a).
Personoplysninger i forbindelse med markedsføring opbevares, så længe du ønsker at modtage markedsføring fra os, og i to år derefter.
6. DINE RETTIGHEDER
Du har ret til at anmode om adgang til og yderligere information om behandlingen af dine personoplysninger eller anmode om, at vi retter, berigtiger, fuldender, sletter eller begrænser behandlingen af dine personoplysninger. Du har ret til to (2) gange om året at anmode om en gratis kopi af de personoplysninger, vi behandler. Vi har ret til at opkræve et rimeligt gebyr baseret på vores administrationsomkostninger, hvis du anmoder om yderligere kopier.
Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, hvis:
a. du har bestridt rigtigheden af personoplysningerne,
b. behandlingen er ulovlig, og du har anmodet om begrænsning af den,
c. vi ikke længere har brug for dine personoplysninger til det oprindelige formål, men vi har brug for dem for at fastslå, udøve eller forsvare rettigheder, eller
d. der er en vurdering af, hvilken hensyn der vejer tungere end anmodningen om sletning.
Hvis vores behandling er automatiseret og baseret på samtykke eller opfyldelse af en kontrakt, har du ret til dataportabilitet. Dataportabilitet betyder, at du kan modtage de personoplysninger, som du har givet os adgang til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og at du har ret til at overføre personoplysningerne til en anden dataansvarlig, jf. artikel 20 i GDPR.
Hvis vores behandling af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Dette påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før samtykket trækkes tilbage.
7. ÆNDRINGER
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik for at sikre, at den er i overensstemmelse med gældende lov eller som følge af ændringer i vores behandling af personoplysninger.
8. KONTAKTINFORMATION
Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, trække dit samtykke tilbage eller har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte Marie Vincents via e-mail: mv@coplay.law
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, bedes du indsende din klage til Datatilsynet. Du kan læse mere om mulighederne for at indgive en klage til Datatilsynet her.